De los datos a un documento legible
Un PDF nativo transforma los datos del servicio en texto y elementos legibles. La oficina completa origen, destino, partes y demás campos en el sistema, y este genera el archivo. Fotografiar una hoja manuscrita y guardarla como PDF no realiza ese proceso.
Poder seleccionar texto suele ayudar a detectar un PDF de datos, pero no es una prueba jurídica suficiente por sí sola. Un escaneo con reconocimiento de texto puede dejar una capa seleccionable y seguir procediendo de una imagen. Debe conocerse cómo lo genera la aplicación.
Los requisitos del fichero
- Formato PDF y tamaño no superior a 5 MB.
- Fecha y hora de creación como metadatos del fichero.
- Fecha y hora de modificación como metadatos del fichero.
- Código QR incorporado con la URL específica del documento.
- Contenido obligatorio de la actividad y legibilidad para su consulta.
El tamaño importa también cuando hay cambios. Si el historial añade muchas páginas, debe seguir respetándose el límite. Una aplicación debe prever este caso y utilizar un mecanismo de actualización admitido por la resolución, en lugar de devolver un archivo demasiado grande.
Foto o voz como entrada: otra cuestión
Una herramienta puede utilizar una imagen para ayudar a extraer datos y preparar un borrador. Eso no convierte la imagen en el documento final. Los datos extraídos necesitan revisión y el PDF final debe generarse de forma nativa, con sus campos y controles.
La entrada por foto o voz no está disponible en la puesta en marcha actual de Gestionar DECA. No se presenta como un requisito legal ni como una función activa.
Una revisión útil del documento
- Comprueba que el archivo representa el servicio correcto y sus datos completos.
- Revisa que el QR se lea y entregue directamente el PDF sin sesión.
- Comprueba tamaño y metadatos con una herramienta de lectura de PDF.
- Abre la copia en el móvil del conductor y verifica que el contenido sea legible.
- Simula un cambio para revisar la trazabilidad y el nuevo archivo.
La maquetación ayuda a localizar participantes, recorrido, versión y QR durante una inspección. El diseño debe facilitar esa lectura, sin ocultar los datos obligatorios bajo adornos o capturas de la aplicación.
Fuentes de esta guía
- Resolución de 5 de junio de 2026 - Requisitos del sistema, PDF, QR, entrega y modificaciones
La explicación se refiere al marco estatal del documento de control. La clasificación del servicio y sus documentos adicionales deben revisarse en cada caso.