Quién conserva los ficheros
La resolución obliga a conservar los documentos generados a las empresas transportistas de viajeros y, en mercancías, al cargador contractual y al transportista efectivo. En viajeros, la orden también establece el año desde la fecha en que se realizaron los servicios.
En mercancías pueden existir repositorios independientes. Si una parte generó los ficheros, la resolución permite que la otra pueda descargarlos durante un año. Esa opción debe comprobarse en el acceso real que se acuerde entre las partes.
Archivo y enlace público no tienen el mismo plazo
| Acceso | Qué significa |
|---|---|
| URL del QR | Consulta y descarga directa para el control del servicio. |
| Desactivación opcional | Puede hacerse tras siete días naturales desde la finalización del servicio. |
| Conservación | Mantener los ficheros al menos un año para atender las obligaciones de archivo. |
| Otros plazos | Otras finalidades y normas pueden exigir revisar una conservación diferente. |
Guardar no basta si no puedes recuperar
Un repositorio debe permitir localizar y recuperar el documento correcto. Resultan útiles una referencia estable, los datos del servicio y el historial de versiones. Para una inspección posterior, poder encontrar la copia y sus modificaciones es más valioso que una carpeta llena de archivos con nombres ambiguos.
Preguntas que debes resolver con el proveedor
- ¿Cómo recupero los documentos y sus versiones?
- ¿Qué acceso mantiene la otra parte en mercancías?
- ¿Qué ocurre al cancelar o cambiar de plan?
- ¿Dónde se guarda la copia y cómo se restaura si falla el servidor?
- ¿Cómo se registran el fin del servicio y los plazos de acceso?
La resolución no prescribe aquí una marca de almacenamiento o un proveedor concreto. El resultado exigible es conservar y poder atender el acceso que corresponda. Una copia de seguridad que nunca se ha restaurado deja sin comprobar una parte importante de ese resultado.
Archivo documental y protección de datos
Los documentos incluyen datos de empresas y, en viajeros, identificación del conductor y del contratante. El archivo de trabajo necesita permisos y acceso limitado por empresa. Las hojas operativas no deben reutilizarse como ejemplos públicos ni indexarse para captar tráfico. Para formación o SEO se utilizan datos ficticios.
Fuentes de esta guía
- Resolución de 5 de junio de 2026 - Requisitos del sistema, PDF, QR, entrega y modificaciones
- Orden FOM/2861/2012 consolidada - Documento de control de mercancías
- Orden FOM/1230/2013 consolidada - Hoja de ruta de viajeros
La explicación se refiere al marco estatal del documento de control. La clasificación del servicio y sus documentos adicionales deben revisarse en cada caso.