Preparar el archivo no equivale a asumirlo todo
La FAQ ministerial aclara que la digitalización no cambia las responsabilidades de la Orden FOM/2861/2012. La oficina de una de las partes puede preparar el documento en su aplicación, mientras la otra comprueba los datos que le corresponden. El acuerdo operativo debe evitar tanto los duplicados como salir sin documento.
Ambos son responsables de que se lleve a bordo, con la salvedad prevista para el cargador contractual si prueba que el documento fue emitido. Conviene conservar evidencia de la emisión y de la entrega, sin confundir esa prueba con una simple conversación pendiente.
Un reparto de trabajo que puede comprobarse
| Tarea | Pregunta que debe quedar resuelta |
|---|---|
| Generación | ¿Qué oficina lo prepara y en qué aplicación? |
| Datos de carga | ¿Quién confirma naturaleza, peso, origen y destino? |
| Vehículo y fecha | ¿Quién confirma qué transporte se realizará? |
| Entrega | ¿Cómo recibe el conductor la copia antes de salir? |
| Cambio | ¿Quién lo registra y avisa de la actualización? |
| Archivo | ¿Cómo conserva cada parte o descarga su copia durante el plazo exigido? |
Qué hacer cuando recibes un documento de otra empresa
- Comprueba que identifica expresamente al cargador contractual y al transportista efectivo correctos.
- Revisa matrícula, fecha y datos del envío antes de utilizarlo.
- Abre el QR desde un dispositivo sin la sesión del emisor y comprueba el PDF.
- Entrega la copia al conductor y guarda un mecanismo de acceso o archivo que cumpla la conservación.
- Aclara cómo se gestionarán cambios durante el transporte.
La conservación también se coordina
Cargador contractual y transportista efectivo deben conservar los ficheros al menos un año. La resolución admite repositorios independientes y permite que, si una parte generó los ficheros, la otra pueda descargarlos durante un año. Esa disponibilidad debe ser real; no basta recibir un enlace que se cierre a los pocos días.
La dirección de descarga usada para inspección y el acceso de archivo entre las partes pueden tener mecanismos distintos. Antes de acordar que 'lo guarda el otro', comprueba cómo recuperarás los documentos cuando los necesites.
Fuentes de esta guía
- Orden FOM/2861/2012 consolidada - Documento de control de mercancías
- Resolución de 5 de junio de 2026 - Requisitos del sistema, PDF, QR, entrega y modificaciones
- Preguntas frecuentes DECA del Ministerio - Consultadas el 1 de octubre de 2026
La explicación se refiere al marco estatal del documento de control. La clasificación del servicio y sus documentos adicionales deben revisarse en cada caso.